抽丝剥茧寻突破  直联境外巧“送达”

申请人：上海某机电工程有限公司

被申请人：新加坡某船务管理有限公司

调解机构：中国国际贸易促进委员会宁波调解中心

调解员：张雨田

基本案情：2022年3月，申请人上海某机电工程有限公司（以下简称“上海公司”）接受被申请人新加坡某船务管理有限公司的（以下简称“新加坡公司”）委托，为被申请人的“TRADER8”轮进行换新工作，合同约定设备换新及检修费用共计38万余美元，工作地点为舟山某船业有限公司内。2022年3月24日，新加坡公司支付第一笔费用11.4万美元后，上海公司于7月29日至10月15日期间完成合同约定的克令吊电气控制系统及操作系统的换新工作。上海公司于11月24日通过邮件将剩余发票及未确认的报价发给新加坡公司，要求新加坡公司支付剩余款项。但其后，双方因剩余款项支付、船舶检修合同具体服务内容、维修质量等问题长久争执不下，上海公司遂于2024年8月向宁波海事法院提起诉讼，请求新加坡公司支付船舶修理费用、相关利息等共计34.6万美元。本案调解员在接受宁波海事法院诉前调解委派、详阅案件材料后发现，申请人上海公司所能提供的除了被申请人新加坡公司在新加坡的一个注册地址以外，再无其他有效联络方式，并且调解员经电话询问上海公司的代理律师后得知，新加坡公司在中国境内亦无办事处、代表机构等。如何联系上地处境外的新加坡公司并取得对方有效回应，是能否实质性开展诉前调解工作的关键一环，也是在案件调解未果、进入后续诉讼程序后，一定程度上减轻法院对境外当事人进行联系、送达难度的重要举措。

调解过程：2022年10月，宁波海事法院、中国国际贸易促进委员会宁波市委员会（以下简称“宁波市贸促会”）联合相关职能单位，共建宁波国际海商事争议解决中心，通过诉前引导、磋商调解、调解协议司法确认、共享法庭设立等方式加强工作沟通衔接，完善“诉讼、仲裁、调解、理算”等商事海事争议一站式纠纷解决功能，宁波成为全国首个以“一站式”工作机制解决海商事争议的城市。宁波市贸促会下属事业单位中国国际贸易促进委员会宁波调解中心（以下简称“宁波调解中心”）作为宁波地区常设商事调解机构，多年来术业专攻，在涉外商事调解案件的案源渠道、办案方式、处理手段等方面积累了较为丰富的经验。根据之前涉外调解案件的办理经验，中方与外方的业务往来多是通过Wechat或者电子邮件，尤其对于具有一定规模、正规运营的境外公司来讲，更加偏向于以电子邮件的形式沟通工作、进行确认。鉴于当前诉前调解阶段新加坡公司“联系无门”的状态，以及上海公司对提供新加坡公司其他联系方式的线索积极性不高，调解员打算从现有材料入手，看是否能够获取、捕捉到有价值的信息。在上海公司提供的66页证据材料中，其中共有16页是发生在2022年3月份，双方就合同履行、预付款支付等相关事宜进行往来沟通的邮件。调解员进一步发现，在这些邮件中，“收/发件人”栏先后出现了五个不同、但域名皆为“gloryship”的邮箱，而“gloryship”恰为新加坡公司的英文名称。所以，调解员合理推测，这五个邮箱的使用者应为新加坡公司的工作人员，且对本案的相关事实及纠纷也有一定了解。当日，调解员分别向这五个电子邮箱发送了内含中英文两个版本且加盖宁波调解中心公章的“调解征询函”（Mediation Request Letter）的邮件。征询函中以宁波海事法院特邀调解员的名义，向新加坡公司简要说明了联系其的目的、本案可适用的调解方式、承办调解员的多种联系方式以及诉前调解期限届满的后续相关程序规定。

三日后，调解员收到了一位上海吴姓律师的来电。碰巧的是，调解员之前调解过吴律师代理的另一起案件。吴律师表示，新加坡公司在当日即收到调解员的邮件，并且召集公司相关人员进行了初步研判，新加坡公司对吴律师的授权委托手续现正在公司内部走流程，他此次是经新加坡公司授意，先行与调解员进行联系，同意由宁波调解中心组织调解以争取本案的妥善解决；之前双方对部分合同条款的理解存在着较大分歧，进而涉及到具体费用支付，且事情已过2年，双方在此期间对此事的处置态度都比较拖拉、懈怠，所以才走到今天这个局面。吴律师说，新加坡公司在刚收到调解员的邮件时先是感到诧异，阅后对调解员的此种通知、联系方式表示认可与感谢，这使得他们及时知悉、意识到事态发展的严峻性，所致函件尤其是英文版本函件的水平更令他们感到信任，所以新加坡公司才会迅速作出反应并让他提前与调解员进行联系、表达公司的立场和观点，以免浪费诉前调解的机会。此外，因知道调解员所属单位为宁波市贸促会，吴律师基于对案件发展情况的预估，就其后如何对案涉相关材料、文书做海牙认证进行了咨询。

在联系上并得到新加坡公司的有效反馈后，调解员亦向上海公司的代理律师告知了这一情况，而上海公司方面亦对以此种“与众不同”的方式联系上对方，双方能够在现阶段展开对话很是讶异。

调解结果：在经过两次线上调解后，双方虽未正式面对面“交锋”，但已“暴露”出此次纠纷的源头，或者说争议焦点，即“TRADER8”轮液压系统维修是否属于合同维修范围。鉴于当前阶段新加坡公司尚未整理完毕、提交证据，案件事实还原难度较大，双方对于一些重要的基本事实存在着极大分歧。调解员在征询两位代理律师的意见后终止诉前调解程序，案件流转回宁波海事法院进入后续诉讼阶段。调解员在向本案承办法官详述调解情况后，同时告知法官新加坡公司代理律师的相关联系信息，以便法院在后续阶段能够及时、有效“送达”相关材料。

案件评析：在涉外诉讼中，涉外诉讼文书的送达通常情况下要通过受送达人所在国与我国缔结或者共同参加的国际条约规定的方式或者外交方式送达，环节多、时间长、程序久，很大程度上增加了涉诉企业的诉讼成本。2023年11月，《取消外国公文书认证要求的公约》（简称“《海牙认证公约》”）在中国及其他未对中国加入提出异议的缔约国之间生效。《海牙认证公约》的生效，将极大地便利、简化公文书跨国流转程序。对于在中国法院进行的涉外民商事诉讼程序而言，《海牙认证公约》的生效取消了外国公文书的领事认证程序，仅需办理《海牙认证公约》规定的附加证明书（Apostille）（经中国贸促会授权，宁波市贸促会可出具用于办理附加证明书的商事证明书，是获授权的全国六家市级地方贸促会之一）。但是，《海牙认证公约》是否可以提高涉外诉讼程序的办案、结案效率，仍需时间观察。本案中，无论是调解还是诉讼，与境外当事人能否取得及时、有效的沟通、联系，对于另一方当事人以及办案单位都至关重要，这切实关系到相关当事人的权利能否得到实质性救济。调解员通过邮件向不特定的多数人发送调解征询函、进行调解开展前的沟通，并非严格法律意义上的“送达”，但却取得了出乎意料且当事人都认可的效果。在倡导并实践建设一站式、多元化矛盾纠纷化解机制的今天，调解没有法定的时间和程序限制，也因其灵活性、自主性、国际性等特点，在一定程度上缓解了诉讼所面临的某些困境或压力。宁波调解中心将往年当事人自主申请调解案件的办案经验，结合个案实际情况，合理运用到诉调对接机制当中，以巧取“胜”，高效搭建起双方当事人、当事人与调解员、当事人与法院之间沟通的桥梁。