再谈公司的公章管理

发表时间:2022-08-10 15:05作者:上海德禾翰通律师事务所   程华平


在我国,公司的公章代表着公司的权利(控制权和话语权),这与西方将签字视为公司的公信力标志不同。公章的管理看似不起眼的小事,但如管理不当极易产生法律问题甚至导致犯罪。下面则案例很能说明问题:

一、 与公章有关的则案例

【案例一】当当网“庆渝年”案:据相关媒体报道,2020426日早上,当当网创始人李国庆5人,闯入当当网办公区,抢走几十枚公章、财务章。李国庆单方面宣布:俞渝女士不再担任当当公司执行董事、法定代表人及总经理。李国庆先生作为当当公司的董事长,法定代表人以及总经理,有权依法全面接管公司,负责公司的经营管理。而俞渝方面则称:当当网以及关联公司公章、财务专用章失控期间,任何人使用该公章、财务专用章签订的任何合同、协议以及具有合同性质的文件或其他任何书面文件,公司将不予承认。公章、财务章、财务部门章即日作废。双方各执一词,后李国庆因再次闯入当当办公场所扰乱工作秩序被处行政拘留,两人的离婚大战至今尚在审理中。

【案例二】雷士照明吴长江与大股东“抢夺”公章事件:201488日,雷士照明董事会宣布罢免吴长江CEO职务,要求其交出公章及相关文件,吴拒不交出,大股东带人“抢夺”公章,双方发生肢体冲突并报警。

【案例三】腾讯与老干妈“萝卜章”乌龙事件:2020629深圳市南山区人民法院根据腾讯的财产保全申请,裁定冻结老干妈名下价值1624万元的财产。630日老干妈发布《声明》,称其从未与腾讯或授权他人与腾讯签署《联合市场推广合作协议》 71贵阳市公安局双龙分局发布《警方通报》。初步查明犯罪嫌疑人曹某、刘某、郑某伪造老干妈印章,冒充该公司市场经营部经理,与腾讯签订合作协议,通过互联网倒卖非法获取经济利益。曹某、刘某、郑某已被刑事拘留。

二、案例解说、公章相关的法律规定及司法处理原则

以上是则典型与公章管理相关的案例。其中当当网和雷士照明公司内部关于公章“争夺”事件,其实质是公司控制权的争夺。而腾讯与老干妈的广告乌龙事件,则涉及到表见代理等合同的效力问题,还涉及到伪造公司印章罪的刑事问题。有关公司公章的规定现行法律中并不多,具体有:

1. 《民法典》第490条, 当事人采用合同书形式订立合同的,自当事人均签名、盖章或者按指印时合同成立。从该条可以看出:公章是公司对外从事民事法律行为的“外部形式”,但并非唯一形式,签名、按指印是与盖章并列的法定形式,只要以上行为是行为人的真实意思表示且不违反法律强制性规定,就应认定为有效、由公司承担法律责任‘

2. 《全国法院民商事审判工作会议纪要》(由最高人民法院于2019118日发布,简称《九民纪要》):41条规定, 司法实践中,有些公司有意刻制两套甚至多套公章,有的法定代表人或者代理人甚至私刻公章,订立合同时恶意加盖非备案的公章或者假公章,发生纠纷后法人以加盖的是假公章为由否定合同效力的情形并不鲜见。人民法院在审理案件时,应当主要审查签约人于盖章之时有无代表权或者代理权,从而根据代表或者代理的相关规则来确定合同的效力。

法定代表人或者其授权之人在合同上加盖法人公章的行为,表明其是以法人名义签订合同,除《公司法》第16条等法律对其职权有特别规定的情形外,应当由法人承担相应的法律后果。法人以法定代表人事后已无代表权、加盖的是假章、所盖之章与备案公章不一致等为由否定合同效力的,人民法院不予支持

该条的核心观点就是当公章为假章时,需要审查盖章之人有无代表权或者代理权来认定合同效力。此时公章是否为真,不是认定合同效力的决定性因素,在人章不一致的情况下,人比章重要”:如果有代表权或者代理权的人即便加盖的是假公章,也应认定其构成有权代表或者有权代理——称为表见代理,从而认定签订的合同有效。在腾讯与老干妈的广告合同案中,显然盖章人未获得授权,也不构成表见代理,因此合同无效。

3. 公章种类与文件类型匹配的问题。最高法院(2014)民申字第1号陈某某与国本建设有限公司民间借贷合同纠纷中,最高人民法院认为,当事人在借款合同上加盖具有特定用途的公司项目资料专用章,超越了该公章的使用范围,在未经公司追认的情况下,不能认定借款合同是公司的意思表示。该观点总体可值赞同,但尚须追根溯源。之所以不认可超出公章特定用途的盖章行为的效力,本质上并非公章本身代表了某种意思表示,而是因为盖章之人缺乏代理权。反之,如果盖章之人确有代理权的,即便超出公章的使用范围,亦不宜认定合同无效。故公章须与文书种类相匹配的要求,并非绝对(摘自《全国法院民商事审判工作会议纪要》理解与适用

4. 《刑法》第280条第2款:伪造公司、企业、事业单位、人民团体的印章的,处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利,并处罚金

三、公司公章管理的相关建议

公司的公章管理实际是公司内部私权自治的范畴,公权力(如行政机关和司法机关)均不会过多介入。因此实践中公章的管理比较混乱。我们模具行业私人公司、家族企业占有较大比例,在本人为顾问单位提供法律服务过程中,公章的使用和管理不规范现象比较严重。比如有的企业在办理进口业务时,为了操作便利,直接在空白的A4纸上盖章寄给报关机构,这些隐患极易导致法律问题甚至引起赔偿。因此,对于公章的使用和管理本人提出如下建议:

1.严格区分各类印章的用途并正确使用

一般情况下,公司至少有以下几种印章:公章(即印有公司名称并在市场监督管理登记机构备案的章)、发票章、法定代表人章、合同章、财务章。规模较大的公司还有分公司章或办事处章、人力资源部章、服务部章等。各部门印章应分别专人保管并在部门内使用。

2.公司印章应建立专人保管分级审批制度

尤其对于公章及合同章这类对外产生法律效力的印章,必须建立专人保管分级审批制度。同时,还要相应地建立统一的印章使用台账和申请登记表,以备随时查询。

3. 建立岗位法律风险防控体系

印章管理人员进行法律培训,明确岗位的职责和重要性,签订法律风险岗位承诺书。并定期检查印章的使用情况。

4. 严格控制在空白文件上盖

一般情况下,禁止在空白文件如空白介绍信、空白纸张、空白单据上盖章。特殊情况需要盖章时,必须特别申请并经总经理或董事长签字授权。同时,对盖章空白文件的接收单位发送书面的回执单,明确空白文件的份数、用途及未使用完时寄回等效力备注。

5.合理采用新兴技术配合印章的使用

如可以将盖章过程拍摄视频上传审核人员,还可以应用区块链技术等。

作者简介:程华平,上海德禾翰通律师事务所律师,高级合伙人中国法学会会员。

毕业于华东政法学院法律系,研究生毕业于上海交通大学安泰经济与管理学院工商管理专业 。具有证券从业资格和期货从业资格。上海市模具行业协会常年法律顾问,目前为多家上市公司及跨国企业常年法律顾问,上海市松江区教育局家庭教育法治委员会委员。主要执业领域为:重大疑难商事争议解决、投资与风险管理、公司治理(股权架构设计与股权争端)、收购与兼并等。E-mail:hpcheng@dehehantong.com 。M.P. 18017896626(微信同号)】。


文章分类: 政策法规
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