防止采购员工拿回扣的办法
发布时间:2019/9/4     点击量:69

 

防止采购员工拿回扣的办法

 

来源《知识小讲座》

 

拿回扣会一直伴随着采购人员而存在,企业虽然不可能完全杜绝这种现象的发生,但是可以采取措施减少此类现象的出现。

一、三统一分原则

“三统”是指所有外购材料要统一采购验收,统一审核结算,统一转账付款;“一分”则是指费用要分开控制。材料和备品配件的采购要实行“三统一分”的管理机制。统一采购,统一管理,既保证需要,又避免漏洞;既保证质量,又降低价格;既维护企业信誉,又不至于上当受骗。各部门和分厂要对费用的超支负责并有权享受节约所带来的收益,有权决定采购计划和采购项目。这样,物资采购管理部门和使用单位自然形成了一种以减少支出为基础的相互制约的机制。

 

二、三分一统

“三分”是指三个分开,即市场采购权、价格控制权、质量验收权要做到三权分离,各自负责,互不越位。“一统”,即合同的签约特别是结算付款一律统一管理。物料管理人员、化验人员和财务人员都不能够与客户见面,实行严格的封闭式管理。财务部依据合同规定的质量标准,对照化验单和数量测量结果,认真核算后付款。这样就可以形成一个以财务管理为核心,最终以降低成本为目的的制约机制。

三、三公开两必须

“三公开”是指采购品种、数量和质量指标公开,参与供货的客户和价格竞争程序公开,采购完成后的结果公开;“两必须”是指必须在货比三家后采购,必须按程序、按法规要求签订采购合同。

四、五到位、一到底

所谓“五到位”是指所采购的每一笔物资都必须由五方的签字,即只有采购人、验收人、证明人、批准人、财务审查人都在凭证上签字,才被视为手续齐全,才能报销入账。“一到底”就是负责到底,谁采购谁负责并且要一包到底,包括价格、质量、使用效果等都要记录在案,什么时候发现问题什么时候处罚。

五、全过程、全方位的监督制度

全过程监督是指采购前、采购过程中和采购完成后都要有监督。从采购计划的制订开始,到采购物资使用的结束,共有九个需要进行监督的环节,它们是计划、审批、询价、招标、签合同、验收、核算、付款、领用。

虽然每一个环节都有监督,但重点在于制订计划、签订合同、质量验收和结账付款四个环节。计划监督主要是保证计划的合理性和准确性,使其按正常渠道进行;合同监督主要是其合法性和公平程度,保证合同的有效性;质量监督是保证验收过程不降低标准,不弄虚作假,每一个入库产品都符合买方要求;付款监督是确保资金安全,所有付款操作都按程序、按合同履行。如果我们能够把监督贯穿于采购活动的全过程,就可以建立确保采购管理规范和保护企业利益的第二道防线。

所谓全方位的监督,是指行政监察、财务审计、制度考核三管齐下,方方面面没有遗漏,形成严密的监督网。

六、责任追究

监督机制的生命在于责任追究,这一点尤其值得我们谨记。拥有严格完备的监督机制而没有相应的惩罚措施,所有的努力都将化为泡影。因此监督的关键还在于及时进行的重罚。科学、规范的采购机制,严格完备的采购控制不仅可以降低企业的物资采购价格、提高物资采购质量,还可以保护采购人员不受外部利益的诱惑。

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